Herziening Corporate Governance Code

Amsterdam, 22 februari 2016 – Donderdag 11 februari 2016 heeft de Monitoring Commissie Corporate Governance Code, onder leiding van professor Van Manen, een consultatiedocument gepubliceerd met voorstellen voor herziening van de Nederlandse Corporate Governance Code. Wat direct opvalt is dat de conceptcode in thema’s is ingedeeld, waaronder ‘waardecreatie’, ‘risicomanagement’ en ‘cultuur’.

TI-NL vindt met name belangrijk dat cultuur onderdeel is geworden van de corporate governance code en dat beursvennootschappen tegenspraak dienen te faciliteren. Onderdeel daarvan is de invoering van een regeling voor het melden van misstanden. Zo wordt er gesproken over het ‘inbedden van de juiste cultuur’, het invoeren van een klokkenluidersregeling en het inlichten van de voorzitter van de RvC over signalen van misstanden. Helaas wordt er niets gezegd over de bescherming van degenen die deze signalen geven/meldingen doen. Wellicht gaat de commissie ervan uit dat het Huis voor Klokkenluiders deze bescherming op zich dient te nemen.

Dit document is nog slechts een consultatiedocument; de consultatieperiode loopt tot 6 april 2016.

7 thema’s

De voorstellen voor herziening kunnen worden samengevat in zeven thema’s:

meer focus op lange termijn waardecreatie;
verstevigen van risicomanagement;
nieuwe accenten in effectief bestuur en toezicht;
introductie van cultuur als expliciet onderdeel van corporate governance;
beloningen: opgeschoond en vereenvoudigd;
relatie met aandeelhouders; en
verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg.

Deze thema’s komen hieronder aan de orde, waarbij enkele belangrijke onderdelen worden uitgelicht.

Meer focus op lange termijn waardecreatie

Van het bestuur en de raad van commissarissen wordt verlangd dat zij duurzaam handelen waarbij de lange termijn waardecreatie als uitgangspunt geldt. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is geen afzonderlijk na te streven doel maar vormt integraal onderdeel van de dagelijkse bedrijfsuitoefening. Ook krijgt de raad van commissarissen een prominentere rol als het gaat om de totstandkoming van de lange termijn waardecreatie visie en de strategie van de vennootschap.

Het bestuur en de raad van commissarissen dienen aandacht te hebben voor kansen en risico’s en daarbij de belangen van alle bij de vennootschap betrokken stakeholders mee te wegen. Onder stakeholders verstaat de Commissie groepen en individuen die direct of indirect het bereiken van de doelstellingen van de vennootschap beïnvloeden of er door worden beïnvloed, zoals aandeelhouders en andere kapitaalverschaffers, werknemers, toeleveranciers, afnemers en maatschappelijke groeperingen.

Verstevigen van het risicomanagment

De positie van de interne audit wordt verstevigd door het principe en de best practise bepalingen uit te breiden. Versteviging kan volgens de Commissie bewerkstelligd worden door:

een nadere invulling te geven aan de verdeling van verantwoordelijkheden binnen de vennootschapsrechtelijke verhoudingen;
een intensivering van de betrokkenheid van de auditcommissie bij het functioneren van de interne audit functie;
het inbouwen van waarborgen voor een effectieve uitvoering van haar werkzaamheden;
een verduidelijking van wat de rapportage van de interne audit functie behelst; en
in geval een interne audit functie ontbreekt, aanvullende eisen te stellen aan de wijze waarop de raad van commissarissen beziet of behoefte bestaat aan een dergelijke functie.

De ‘in control’ verklaringen opgenomen in het bestuursverslag worden uitgebreid, zodat er nu in moet komen te staan, voorzien van duidelijke onderbouwing:

dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen in het boekjaar naar behoren hebben gewerkt;
dat voornoemde systemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat; en
dat de verwachting is dat de continuïteit van de vennootschap voor de komende twaalf maanden gewaarborgd is.

De auditcommissie wordt nauwer betrokken bij de werkzaamheden die de externe accountant uitvoert. Tot slot is de raad van commissarissen bevoegd een onderzoek te initiëren naar geconstateerde onregelmatigheden en dit onderzoek aan te sturen.

Nieuwe accenten op effectief bestuur en toezicht

Het executive committee is voor het eerst als bestuursvorm opgenomen in de conceptcode. Het waarborgen van deskundigheid en verantwoordelijkheden van het bestuur en een adequate informatievoorziening aan de raad van commissarissen dienen om de checks and balances binnen de two-tier board structuur te waarborgen. Het bestuur dient in het bestuursverslag verantwoording af te leggen ten aanzien van:

de keuze voor een executive committee;
de rol, taak en samenstelling van het executive committee;
de wijze waarop het contact tussen de raad van commissarissen en executive committee is vormgegeven.

De raad van commissarissen stelt een diversiteitsbeleid op met betrekking tot de samenstelling van het bestuur en de raad van commissarissen. In de corporate governance verklaring worden de doelstellingen toegelicht, alsmede de wijze waarop het diversiteitsbeleid is uitgevoerd en wat de resultaten van de uitvoering van het diversiteitsbeleid in het afgelopen boekjaar zijn geweest.

Minimaal één commissaris dient over specifieke deskundigheid op het gebied van technologische innovatie en nieuwe business modellen te beschikken.

De criteria die gelden voor de onafhankelijkheid van commissarissen zijn aangepast, dit is vooral van belang voor het houden van een aandelenbezit van ten minste 10% door commissarissen of aanverwante personen. Het aantal commissarissen dat afhankelijk wordt geacht door het houden van een aandelenbezit, dient minder dan de helft van het aantal in functie zijnde commissarissen te vormen.

Introductie van cultuur als expliciet onderdeel van corporate governance

De cultuur binnen de onderneming wordt gezien als een van de drijvende krachten achter een effectieve werking van de corporate governance van de vennootschap. Het bestuur is verantwoordelijk voor het vormgeven van een cultuur die gericht is op lange termijn waardecreatie van de onderneming. In dit verband treft het bestuur onder meer de volgende maatregelen:

het vaststellen van gezamenlijke waarden;
het besteden van aandacht aan cultuur – en gedragsbepalende factoren zoals het bedrijfsmodel en de omgevingssituatie;
het opstellen van een gedragscode; en
het zich ervan vergewissen dat de genomen maatregelen effectief zijn en zorgen voor inbedding van de gewenste cultuur binnen de onderneming en het afleggen van verantwoording hierover in het bestuursverslag.

Van het bestuur en de raad van commissarissen wordt verwacht dat zij gezamenlijk een cultuur stimuleren van openheid en aanspreekbaarheid, waarbij maatregelen dienen te worden genomen om tegenspraak te faciliteren tussen bestuurder en commissarissen en om een onderlinge dialoog te bevorderen. Ook het ingestelde medezeggenschapsorgaan (de ondernemingsraad) moet worden betrokken in de discussie over het gedrag en de cultuur binnen de onderneming.

Het bestuur dient de voorzitter van de raad van commissarissen te informeren over signalen en (vermoedens van) misstanden. Daarnaast stelt het bestuur een regeling op voor het melden van (vermoedens van) misstanden binnen de onderneming. Deze wijziging is in lijn met de (binnenkort te verwachten) nieuwe Wet Huis voor Klokkenluiders, waarin staat dat vennootschappen met meer dan 50 werknemers een interne procedure moeten vaststellen voor het omgaan met melden van vermoeden van een misstand binnen zijn organisatie.

Beloningen opgeschoond en vereenvoudigd

De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor het beloningsbeleid en de implementatie daarvan. Beloningsstructuren zijn dikwijls te complex vormgegeven; doel van de wijzigingen is focus op lange termijn waardecreatie en grotere eenvoud, transparantie en uniformiteit in de verantwoording.

Op voorstel van de remuneratie-commissie stelt de raad van commissarissen de beloning van de individuele bestuurders vast, binnen de grenzen van het door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde beloningsbeleid. Er wordt kennis genomen van de eigen visie van de individuele bestuurders met betrekking tot de hoogte en structuur van hun eigen beloning.

De beloning van de raad van commissarissen dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

de beloning voor commissarissen stimuleert een adequate uitoefening van de functie en is niet direct afhankelijk van de resultaten van de vennootschap;
de beloning van de commissarissen reflecteert de tijdsbesteding en de verantwoordelijkheden van de functie; en
commissarissen mogen worden beloond in (rechten op) aandelen in de vennootschap, mits (i) deze instrumenten door de commissarissen in eigendom worden gehouden tot minimaal twee jaar na het einde van de benoemingstermijn en (ii) de waarde van de aandelen op het moment van toekenning niet meer dan de helft is van de totale beloning.

De raad van commissarissen stelt in overleg met het bestuur vast wat de verantwoordelijkheid is van de raad van commissarissen ten aanzien van de beloning van leden van het executive committee.

Relatie met aandeelhouders

De algemene vergadering van aandeelhouders neemt als vennootschapsorgaan een belangrijke positie in als onderdeel van de checks and balances binnen de vennootschap. De algemene vergadering van aandeelhouders kan invloed uitoefenen op het bestuur en de raad van commissarissen van de vennootschap en kan daarmee (indirect) van invloed zijn op het door de vennootschap gevoerde beleid. Een betrokken en geïnformeerde deelname van aandeelhouders aan de besluitvorming in de algemene vergadering beschouwt de Commissie als voorwaarde voor een goede corporate governance van de vennootschap.

De wijzigingen met betrekking tot ‘aandeelhouders’ zijn van hoofdzakelijk van technische aard. Zo is er een nieuwe best practice dat voorgedragen bestuurders en commissarissen aanwezig dienen te zijn tijdens de algemene vergadering waar over hun voordracht wordt gestemd, is de responstijd verkort en dient informatieverschaffing tevens in het Engels te gebeuren.

Verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg

De Code werkt op basis van het ‘pas toe of leg uit’-principe. Volgens dit principe wordt een best practice bepaling toegepast of wordt gemotiveerde uitleg gegeven indien een best practice bepaling niet wordt toegepast. Anders dan wetgeving biedt de Code vennootschappen de ruimte om af te wijken. De werking van het ‘pas toe of leg uit’-principe staat of valt met de kwaliteit van de door vennootschappen gegeven uitleg bij eventuele afwijking.

Daarom is in de herziene Code een passage opgenomen over de naleving van de Code waarin wordt stilgestaan bij de werking van het ‘pas toe of leg uit’ principe. Er wordt een kader gegeven voor goede uitleg indien (langer dan één jaar) wordt afgeweken van een bepaling. Van belang is dat de uitleg in ieder geval de volgende elementen bevat:

de wijze waarop de vennootschap is afgeweken van de best practice bepaling;
de redenen voor afwijking;
een beschrijving van hoe de beslissing om van de best practice bepaling af te wijken binnen de vennootschap tot stand is gekomen;
indien de afwijking tijdelijk is en langer dan één boekjaar duurt, wordt aangegeven wanneer de vennootschap voornemens is de best practice bepaling weer na te leven; en
in voorkomend geval, een beschrijving van de alternatieve maatregel die is genomen en een uiteenzetting hoe die maatregel de onderliggende doelstelling van de best practice bepaling bereikt, of een verduidelijking hoe de maatregel bijdraagt tot een goede corporate governance van de vennootschap.