vertrouwenspersoon

Rol vertrouwenspersoon vaak onduidelijk en onvoldoende ingebed in organisatie

Lotte RooijendijkAlgemeen, Feature, Klokkenluiders, Nationaal, Nieuws, Private sector

Amsterdam, 12 juni 2018 – Uit het meest recente onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders blijkt dat de rol van vertrouwenspersonen vaak nog onduidelijk en onvoldoende ingebed is in de organisatie. Een andere conclusie van het rapport is dat werkgevers meer kunnen doen om de deskundigheid van vertrouwenspersonen te ontwikkelen en dat zij zich bovendien nog onvoldoende inspannen voor een veilige organisatiecultuur. Volgens de onderzoekers is het beeld dat naar voren komt “tamelijk zorgelijk” en laat ook de bescherming van de vertrouwenspersonen nog regelmatig te wensen over.

Corruptie gaat vaak onbetwist wanneer mensen er niet over praten. De verklaringen van getuigen bieden onschatbare inzichten in corruptie, en zijn krachtige instrumenten ter bestrijding hiervan. Nog te vaak brengt het melden van een misstand hoog persoonlijk risico met zich mee – vooral als er weinig wettelijke bescherming is tegen ontslag, vernedering of zelfs fysiek misbruik. Controles op informatie-, laster, en onvoldoende onderzoek van meldingen kunnen iedereen afschrikken zich uit te spreken.

Klokkenluiders en vertrouwenspersonen

Klokkenluiders zullen misstanden om op de werkplek minder snel melden wanneer hun werkgevers geen duidelijke interne klokkenluidersregeling en procedure verschaffen en vertrouwenspersonen beschikbaar stellen. Uiteindelijk verliezen samenlevingen, instellingen en burgers wanneer er niemand bereid is om zich uit te spreken tegen corruptie.

Daarom verdienen klokkenluiders een zo goed mogelijke bescherming en ondersteuning. Zowel werkgever als werknemer zijn gediend bij een effectieve meldstructuur en professionele vertrouwenspersonen. Medewerkers zijn dan ook gediend bij  een adequate meldregeling en professionele vertrouwenspersonen. De ideale vertrouwenspersoon is toegankelijk en biedt werknemers een luisterend oor, vertrouwelijk overleg en advies bij vermoedens van een misstand. Hij of zij ondersteunt en coacht de melder door een goede ‘sparringpartner’ te zijn die opties voorlegt, zonder diens belangenbehartiger of probleemoplosser te zijn.

Het Huis voor Klokkenluiders is verantwoordelijk voor het voorkomen van misstanden en één van de taken van het Huis is het vergroten van het bewustzijn van toegevoegde waarde van een interne meldregeling en het raadplegen van een vertrouwenspersoon. Het Huis zegt veel vragen te ontvangen over de manier waarop de functie van vertrouwenspersoon moet worden ingericht. Dit vormde aanleiding nader onderzoek te doen naar de manier waarop invulling wordt gegeven aan de rol van vertrouwenspersoon binnen organisaties.

Onderzoeksresultaten

Het onderzoek is gehouden onder in totaal 159 vertrouwenspersonen. Voorafgaand aan het onderzoek zijn er ook twee expertsessies met 30 deskundige vertrouwenspersonen gehouden.

De belangrijkste bevindingen van het onderzoek luiden:

1. Vertrouwenspersoon is een relatief ervaren, hoogopgeleide medewerker

De vertrouwenspersonen die hebben meegewerkt aan het onderzoek zijn in het algemeen ervaren, relatief hoog opgeleide medewerkers die de organisatie goed kennen. In veruit de meeste gevallen worden taken op het gebied van misstanden en integriteit al gecombineerd met taken op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Tevens geeft circa 60% van de vertrouwenspersonen aan dat zij er zowel voor de melder, als voor de organisatie zijn.

2. Rol vertrouwenspersoon weinig geformaliseerd

Slechts 40% van de respondenten geeft aan dat zij formeel hebben moeten solliciteren op de functie van vertrouwenspersoon. De afspraken rondom de taken en het functioneren van de vertrouwenspersoon zijn in sommige gevallen schriftelijk vastgelegd in een specifiek functieprofiel (50%) of via een aanstellingsbesluit (37%). In ongeveer een kwart van de gevallen zijn afspraken en taken alleen mondeling besproken, in circa 10% van de gevallen zijn dit soort zaken helemaal niet besproken of vastgelegd. Meer dan de helft van de respondenten geeft aan dat hun functioneren niet wordt geëvalueerd.

3. Meldprocedure en aard van vertrouwensgesprekken

Ongeveer de helft van de vertrouwenspersonen zegt dat de meldprocedure van hun organisatie (al) is aangepast aan de wet Huis voor klokkenluiders. Dit past ook in het beeld dat naar voren kwam uit een eerder onderzoeksrapport van Transparency International Nederland en uit onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders naar de invoering van de sinds 2016 verplichte meldprocedure.

4. Veiligheid en vertrouwen

De vertrouwenspersonen zijn behoorlijk kritisch over de organisatiecultuur. In een aanzienlijk deel van de organisaties heersen gevoelens van onveiligheid en angst, schort het aan ruimte voor tegenspraak of kritiek en durft men misstanden niet te melden. Ook de veiligheidsbeleving van de vertrouwenspersonen zelf is tamelijk zorgelijk; maar liefst 20% denkt dat die rol hun carrière mogelijk schaadt en 10% heeft vanwege gevoelens van onveiligheid wel eens overwogen om het vertrouwenswerk neer te leggen.

5. Ondersteuning en integratie

De vertrouwensrol wordt bij voorkeur breed gedefinieerd. Dit betekent dat deze vanuit zijn ervaring bijvoorbeeld ook kan bijdragen aan beleidsontwikkeling, het bijwonen van voorlichtingsbijeenkomsten en het actief participeren in diverse overleggen en netwerken. In een kwart van de organisaties wordt de beleving van de vertrouwensrol niet uitgevraagd of geëvalueerd in personeelsmonitors of -onderzoeken. Dat roept de vraag op hoe serieus de vertrouwensrol genomen wordt. Zorgwekkend is ook dat in circa één op de vier organisaties vertrouwenspersonen niet worden uitgenodigd voor werk- en managementoverleg. In algemene zin luidt het advies om vertrouwenspersonen meer te betrekken in de organisatie en als onderdeel te zien van het integrale integriteitsbeleid. Zo kan de organisatie optimaal gebruikmaken van de kennis en ervaringen van de Vertrouwenspersoon.

Zorgen rondom vertrouwenspersoon

De geënquêteerde en geïnterviewde vertrouwenspersonen zijn kritisch over de organisatiecultuur. In een aanzienlijk deel van de organisaties heersen gevoelens van onveiligheid en angst, schort het aan ruimte voor tegenspraak of kritiek en durven medewerkers misstanden niet te melden.

Het gemiddeld aantal gesprekken dat vertrouwenspersonen op jaarbasis voeren over integriteitskwesties en misstanden oogt relatief laag en is verontrustend. Geen gesprekken of meldingen betekent immers niet dat er ook geen issues op de werkvloer spelen. Het omgekeerde lijkt eerder waar; meer gesprekken duiden op een hoger integriteitsbewustzijn en zijn een indicatie dat werknemers beter op de hoogte zijn van het bestaan van de vertrouwenspersoon en er vertrouwen in hebben dat deze hen kan adviseren over mogelijke integriteitskwesties en misstanden.

Tenslotte is het zorgwekkend dat vertrouwenspersonen bij één op de vier organisaties niet worden uitgenodigd voor werk- en managementoverleg. In algemene zin luidt het advies om vertrouwenspersonen meer te betrekken in de organisatie en als onderdeel te zien van het integrale integriteitsbeleid. Zo kan de organisatie optimaal gebruikmaken van de kennis en ervaringen van de vertrouwenspersoon. De LVV pleitte eerder al voor een verplichte aanstelling van een vertrouwenspersoon. Ruim de helft van de bedrijven in Nederland zou niet over een vertrouwenspersoon beschikken.

Transparency International Nederland brengt u elke werkdag Nederlands en internationaal nieuws over corruptiebestrijding, integriteit en transparantie. TI-NL wil een overzichtelijk en toegankelijk medium zijn, vrij van advertenties en betaalmuren. Om dit mogelijk te maken bouwen wij op de steun van onze lezers. Leest u onze stukken met interesse? Overweeg dan om vandaag een donatie te maken.